Peran dan Fungsi Kantor

MANAJEMEN PERKANTORAN 
 PERAN DAN FUNGSI KANTOR


DOSEN PENGAMPU : Dr. Saipul Annur, M. Pd. 
DISUSUN OLEH KELOMPOK : 4 
MARDIANA 
MAG’FIRAH GITA MAULANI 
JUSHUA


JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM 
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGRI RADEN FATAH PALEMBANG 
2020



BAB I
 PENDAHULUAN


A. LATAR BELAKANG MASALAH 

           Kantor adalah sebuah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secra rutin. Kantor biasanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi. Jadi kantor ini banyak manfaatnya untuk perusahaan ataupun    lembaga, oleh sebab itu di setiap perusahaan atau lembaga pasti memiliki kantor untuk mereka berkerja dan mengerjakan tugasnya. Kantor sangat bermanfaat untuk perusahaan ataupun lembaga dan institusi, dengan adanya kantor maka setiap kegiatan yang berupa surat-surat atau pengarsifat disimpan di kantor dan hal-hal yang penting lainya. Kator juga tempat karyawan bekerja dan melanjutkan tugasnya.

B. RUMUSAN MASALAH 
1. Apa saja peran dari kantor? 
2. Apa saja fungsi-fungsi dari kantor? 

C. TUJUAN PENULISAN 
1. Untuk mengetahui apa saja peran dari kantor. 
2. Untuk mengetahui apa saja fungsi-fungsi dari kantor. 





BAB II 
PEMBAHASAN


 A. PERAN KANTOR

        Menurut Kamus Bahasa Indonesia Peranan adalah bagian dari tugas utama yang harus dilaksanakan. Peranan merupakan tindakan atau pola tingkah laku yang dilakukan oleh seseorang, sekelompok orang, organisasi memiliki tugas dan fungsi yang melekat pada masing-masing karakteristik tersebut dalam rangka mengatasi suatu hal maupun permasalahan yang sedang terjadi. 

            Menurut (Syahroni, 2017)kantor adalah tempat diselengarakanya kegiatan tata usaha dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi dan prosedur untuk menagani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengelola, menyimpan hingga menyalurkan. 

          Pengertian kantor secara etimologi kantor berasal dari Belanda “kantoor” yang berate ruang tempat berkerja, kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” mempunyai arti: tempat untuk memberikan pelayanan, posisi, atau ruang tempat kerja. 

        Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia KKBI, kantor adalah balai(gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan) tempat berkerja. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam ragka mencapai tujuan. 
         Jadi dari pengertian di atas bisa penulis simpulkan bahwa kantor adalah tempat atau rungan untuk mengerjakan pekerjaan perusahaan atau lembaga dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan pada awal kegiatan. Kantor juga tempat pelayanan yang diberikan oleh lembaga atau perusahaan untuk melayanani pelanggan yang ada. Peranan kantor tidak hanya memberikan pelayanan terhadap intern organisasi, tapi juga harus memberikan pelayanan kepada semua pihak dan lini organisasi (lower/middle and top), pihak karyawan/pegawai dan masyarakat yang membutuhkan informasi. Informasi atau keterangan yang disajikan haruslah disajikan secara cepat dan akurat dan sudah pasti informasi yang disajikan bisa diberikan sesuai dengan kewenangan setiap kantor. 
          Menurut (Syahroni, 2017) Beberapa peran kantor antara lain: 
  1. Melakukan Pelayanan pekerjaan-pekerjaan operatif kantor yang berguna untuk mencapai tujuan organisasi.
  2. Membantu pimpinan membuat keputusan yang tepat dengan menyediakan keterangan-keterangan (informasi) (Moekijat, 2013). 
  3. Melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi, karena fungsinya sebagai pusat ingatan.
  4. Memberikan informasi sesuai wewenangnya 


             Pada saat ini, bisa dilihat bahwa hampir semua organisasi (baik swasta maupun pemerintah) mempunyai kantor yang berfungsi sebagai tempat untuk berbagai kegiatan yang menunjang berjalan organisasi, mulai dari kepegawaian, logistic, pemasaran, humas, produksi dan lain-lain. Bahkan ada beberapa organisasi yang mempunyai lebih dari satu kantor untuk mengolah berbagai informasi. Dan bisa dikatakanbahwa sebuah organisasi formal tidak bisa jalan tanpa memiliki kantor serta kegiatan kantor akan ada pada setiap level organisasi.
     
         Tiga pokok peranan kantor yaitu: 
  1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi. 
  2. Menyediakan keterangan bagi pemimpin organisasi untuk membuat keputusan atau membuat tindakan yang tepat. 
  3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi secara keseluruhan. 


         Jadi dari peran kantor diatas penulis simpulkan bahwa kantor memiliki peran yang cukup banyak untuk pelaksanaan kegiatan pelayanan. Pada dasarnya peran kantor bertujuan untuk mencapai tujuan dari sutau organisasi atau perusahaan. Oleh sebab itu kantor sangat diperlukan dalam kegiatan tersebut. 




 B. FUNGSI KANTOR
     
             Terdapat beberapa pendapat ahli mengenai fungsi dari sebuah kantor Mills dan Ford (1987) sebagai berikut. 
  1. Menerima keterangan 
  2. Mencatat keterangan 
  3. Mengolah keterangan 
  4. Memberikan keterangan 
  5. Melindungi harta kekayaan 



        Menurut (Denyer, 1974) kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci adalah: 
  1. To receive information (e.g. letters, price, quotation, etc.). 
  2. To record information (e.g. stock, price and personnel records). 
  3. To arrange information (e.g. as costing, accounting, etc). 
  4. To give information (e.g. sales invoices, estimates, etc). 
  5. To saveguard assets (e.g. care of cash, stock, etc). 


  1. Untuk menerima keterangan (misalnya: surat-surat, harga, kutipan dan sebagainya). 
  2. Untuk mencatat keterangan (misalnya: persediaan, harga dan catatan-catatan kepegawaian).
  3. Untuk menyusun keterangan (misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya).
  4. Untuk memberi keterangan (misalnya: faktur-faktur penjualan, perkiraan-perkiraan dan sebagainya).
  5. Untuk penjamin aktiva-aktiva (misalnya: pemeliharaan uang tunai, persediaan dan sebagainya). 


        Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesional, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staf yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi. 
           Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi, karena kantor mempunyai fungsi antara lain: 
  1. Sebagai alat penyambung panca indera bagi pimpinan. 
  2. Membantu pimpinan dalam perumusan pekerjaan. 
  3. Membantu pimpinan dalam penyederhanaan sistem manajemen, prosedur dan metode kerja. 4
  4. Membantu pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan mencapai tujuan dan melaksanakan kegiatan mencapai tujuan oragnisasi yang berdaya guna. 


       Pada kenyataanya, salah satu kebutuhan manusia, akan diusahakan sepenuhnya melalui organisasi, sehingga organisasi dapat dikatakan semakin maju masyarakat, hidupnya juga semakin tergantung pada kemampuan organisasi untuk menyediakan segala sesuatu yang diperlukannya. Agar supaya organisasi dapat hidup, tumbuh, dan berkembang, dan harus dipimpin oleh seorang pimpinan yang cakap. Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegiatan, pusat melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan, mengorganisasikan, penggerakkan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut memberi arti dan membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi, penghitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip, adalah merupakan pekerjaan kantor. 




 BAB III 
PENUTUP 

 KESIMPULAN


      Peran dan fungsi kantor sangatlah berguna bagi kegitan pelayanan di organisasi ataupun perusahan, oleh sebab itu kantor digunakan untuk menjadi jalan menwujudkan tujuan dari organisasi tersebut. Peran kantor ialah melayani pekerjaan operatif kantor untuk mencapai tujuan organisasi, membantu pimpinan membuat keputusan yang tepat dengan menyediakan keterangan-keterangan (informasi), melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi karena fungsinya sebagai pusat ingatan, memberikan informasi sesuai wewenang. 
    Fungsi kantor ialah Menerima keterangan, Mencatat keterangan, Mengolah keterangan, Memberikan keterangan, Melindungi harta kekayaan.



DAFTAR PUSTAKA


Denyer, J. C. (1974). Office Management. London: Fourth Ediction. 
Moekijat. (2013). Asministrasi Perkantoran. Bandung: CV. Mandar. 
Syahroni, A. (2017). Peran Kantor Masa Kini dan Masa Depan, Jurnal , Polban. 
Kamus Besar Bahasa Indonesia. (2016). Retrieved from KBBI.co.id: http://kbbi.co.id/arti-kata/peran

Comments

  1. JuwitaMarch 9, 2020 at 9:30 PM

    Penyelenggaraan kegiatan perkantoran merupakan inti kehidupan organisasi karena kantor mempunyai empat fungsi, coba anda jelaskan mengenai keempat fungsi tersebut?

    ReplyDelete
  2. MardianaMarch 10, 2020 at 12:42 AM

    Keeempat fungsi tersebut ialah memberikan makna bahwa kantor adalah tempat dimana karyawan bekerja dan mengerjakan tugasnya. Dengan adanya kantor maka keempat fungsi tersebut bisa ada dan terlaksana. Tujuan dari adanya fungsi kantor untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan.
    Dan bisa terlaksanakannya kegiatan perkantoran, dari karyawan sampai pimpinannya. oleh sebab itu dalan suatu organisasi ataupun lembaga dan yang lainya harus mempunyai kantor. Supaya bisa melaksanakan kegiatan dengan baik, seperti, menyimpan data-data, diskusi, dan yang lainnya. Sehingga membuat pekerjaan bisa kondusif.

    ReplyDelete
  3. Hairunisa dwi ramadhaniMarch 10, 2020 at 5:21 AM

    Anda menuliskan bahwa menurut para ahli fungsi dari sebuah kantor mills dan ford yaitu ada 5
    1.Menerima keterangan
    2.Mencatat keterangan
    3.Mengolah keterangan
    4.Memberikan keterangan
    5.Melindungi harta kekayaan
    nah coba anda berikan masing-masing contoh pada fungsi tersebut?

    ReplyDelete
  4. LiliasiyahMarch 10, 2020 at 5:42 AM

    Dari Tiga pokok peranan kantor yang telah disebutkan yaitu:
    1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
    2. Menyediakan keterangan bagi pemimpin organisasi untuk membuat keputusan atau membuat tindakan yang tepat.
    3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi secara keseluruhan.
    Jelaskan secara umum dari peranan Kantor tersebut dan berikan contoh dari masing-masing peranan tersebut??

    ReplyDelete
  5. MardianaMarch 10, 2020 at 6:33 AM

    Jawab : khairunisa dwi rahmadani.
    1. salah satu fungsi dari kantor yang pertama adalah untuk menerima keterangan/informasi segala macam bentuk informasi, seperti surat, pesanan, faktur, panggilan telepon dan juga semua informasi tentang segala macam kegiatan bisnis.
    2. Fungsi kantor berikutnya adalah untuk mencatat atau menyimpan informasi/keterangan, agar informasi yang sudah ada dapat sesegera mungkin di siapkan apabila pihak manajemen memerlukannya. Semua informasi harus di simpan untuk kepentingan hukum (legalitas) atau sebagai alat bukti. Selain itu, rekaman informasi disimpan gunanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen untuk melakukan perencanaan serta pengendalian perusahaan.
    3. Fungsi dari kantor adalah untuk mengatur/mengelola segala bentuk informasi/keteranga secara sistematis supaya informasi tersebut bisa dimanfaatkan atau digunakan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Contohnya, laporan dari kegiatan promosi yang dilakukan oleh perusahaan dengan menyajikan informasi secara jelas serta dapat dipahami dengan baik. Laporan tersebut dibuat dengan cara yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor.
    4. Kantor juga berfungsi untuk memberikan semua informasi yang diperlukan kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen memerlukan informasi, kantor harus memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang sudah diterima, dihimpun, diatur dan disimpan. Informasi yang diberikan sifatnya bisa rutin dan sebagian yang lainnya bisa bersifat khusus atau insidental. Informasi dapat diberikan secara lisan maupun tertulis.
    5. Contoh yang terakhir ialah Kantor juga harus dapat melindungi informasi atau data, menjaga baik penyimpanannya, maupun isi, sehingga benar-benar bisa digunakan demi kepentingan perusahaan dan informasi atau data tersebut tidak jatuh kepada pihak yang tidak berhak atau pihak yang tidak bertanggung jawab.

    ReplyDelete
  6. Oktarinda Dwi cahyaMarch 10, 2020 at 8:32 AM

    Peranan kantor tidak hanya memberikan pelayanan terhadap intern organisasi, tapi juga harus memberikan pelayanan kepada semua pihak dan lini organisasi (lower/middle and top), pihak karyawan/pegawai dan masyarakat yang membutuhkan informasi. Bagaimana jika peranan kantor tidak berjalan dengan semestinya dan bagaimana peranan kantor bisa dilaksanakan scra efektif, jelaskan?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Maghfira gitaMarch 11, 2020 at 12:32 AM

      Jika peranan kantor tidak berjalan dg semestinya akan berdampak buruk pada suatu lembaga atau perusahaan trsbt.

      Peranan kantor yang efektif itu apabila:
      1. Menempatan personil yang tepat pada tempatnya
      2. Menetukan aktifitas kerja
      3. Menentukan saluran perintah dan hubungan kerja
      4. Menentukan delegasi kekuasaan dan tanggung jawab

      Delete
  7. Hilda kharismaMarch 11, 2020 at 5:06 AM

    Bagaimana peranan kantor jika kantor tersebut mengalami suatu masalah yg bisa disebut dengan kebangkrutan, langkah apa yang akan diambil jika terjadi kebangkrutan?

    ReplyDelete
  8. Nur AiniMarch 11, 2020 at 3:47 PM

    Salah satu peran utama kantor adalah melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, jelaskan apa yg dimaksud dengan pekerjaan operasional dan kegiatan apa saja yg ada di dalam pekerjaan operasional itu?

    ReplyDelete
  9. OktamirandaMarch 11, 2020 at 5:38 PM

    Apa kelemahan dan kelebihan dari peran dan fungsi kantor tersebut?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Maghfira gitaMarch 17, 2020 at 5:48 AM

      Kelemahan nya itu
      1. Mengenai ukuran ruangan
      2. Mengenai suasana kantor
      3. Mengenai ketenangan

      Kelebihan nya itu
      1. Lebih hemat biaya
      2. Lebih hemat waktu
      3. Lebih mudah untuk di hias

      Delete
  10. Maghfira gitaMarch 11, 2020 at 5:54 PM

    P

    ReplyDelete

Post a Comment